Таск менеджер

Такая категория рабочих инструментов, как таск-менеджеры, плотно вошла в жизнь специалистов из самых разных сфер. Ими пользуются проект-менеджеры, IT-специалисты, руководители рабочих групп и т.д. Что такое таск-менеджер и чем он так хорош? Это, прежде всего, удобный способ аккумулировать в одном месте информацию обо всех текущих задачах, назначать ответственных за их исполнение и контролировать процесс их выполнения. Примером удобного и практичного таск-менеджера является сервис Intasker. Здесь для управления задачами и рабочим процессом в целом предоставляется обширный инструментарий, в который включается все, что может потребоваться менеджеру проекта.

Полезен сервис и рядовым исполнителям – он позволит не выпустить из виду ни одного задания, легко отчитываться о прогрессе и результатах его выполнения, а также уточнять необходимые моменты по рабочему процессу. Работа в режиме онлайн позволяет получать доступ ко всему инструментарию из любого места и оперативно реагировать на новые обстоятельства и изменение заданий. Таким образом, таск-менеджер – это мультифункциональный сервис, который помогает оптимизировать работу над задачами и проектами любого характера и масштаба. Однако практическая польза такого приложения может оказаться гораздо выше, если знать все его возможности.

Какие задачи можно решать в таск-менеджере

Чтобы понять пользу, которую принесет внедрение такого сервиса в свою деятельность, необходимо разобраться, что же можно делать с его помощью:

Постановка задач. Это основная функция, для которой и предназначены все таск-менеджеры – с английского название этих инструментов переводится как раз как «руководитель задач». Вы можете зафиксировать здесь все задачи, требующие выполнения, и распределить их между исполнителями. В обычном режиме это выполняется на регулярно проводимых совещаниях, где важно не забыть все, что необходимо отдать в работу, а также учесть уже выполняемые задания. В таск-менеджере же все это можно делать автоматически, не тратя времени на собрания и вообще не покидая своего рабочего места.
Назначение временных рамок для задач, учет трудового времени сотрудников. Это помогает предотвратить задержки по выполнению работы, контролировать оставшиеся дед-лайны, бороться с необязательностью отдельных сотрудников. Особенно удобна эта функция при дистанционной работе с исполнителями. Даже самый простой таск-менеджер благодаря этой функции поможет существенно повысить эффективность управления и работы всей команды.
Сквозной контроль выполнения поставленных задач. Используя таск-менеджер, вы сможете отследить, на каком этапе находится та или иная задача, какие промежуточные результаты уже получены, оценить вероятность выполнения задания в срок. При необходимости можно сменить или добавить исполнителей, уточнить у ответственного работника причины задержки или другие комментарии по рабочему процессу. И опять же для этого не придется даже покидать рабочее место.
Организация внутренней коммуникации в команде. Чтобы задать вопрос тому или иному исполнителю, больше не придется идти к нему лично – все необходимое можно уточнить прямо в таск-менеджере. Исполнители также могут обратиться с вопросом к руководителю проекта. Некоторые сервисы, в частности, система управления проектами intasker, позволяют подключать к совместной работе и непосредственного заказчика проекта, что существенно сокращает время на согласование условий работы, презентацию промежуточных результатов.
Визуализация организационной структуры. В таск-менеджере можно увидеть информацию обо всех членах рабочей команды, их подчиненности тому или иному руководителю и т.д. Это позволяет при возникновении вопросов не тратить время на поиски ответственных за те или иные вопросы.

Как видно, использование онлайн-таск-менеджеров существенно упрощает не только постановку задач, но и контроль их выполнения, административные функции, взаимодействие исполнителей и т.д. Это незаменимый помощник для руководителя проекта, который автоматизирует выполнение многих этапов работы, повышает ее общую эффективность и при этом экономит ресурсы компании.

Таск-менеджер онлайн Intasker

Примером эффективного, удобного в использовании и производительного таск-менеджера является система Intasker. Ее главными преимуществами является по-настоящему обширный функционал, простота интеграции и использования, удобство применения в рабочих командах любого масштаба, а также доступная стоимость.

Вот основные преимущества, которые дает работа с системой Intasker руководителю:

возможность отобразить все поставленные задачи в одном месте, оперативно редактировать их, изменять ответственных;
удобный механизм визуализации объема работы – текущие задания можно отобразить в формате диаграммы Ганта, что позволяет одновременно увидеть приоритет и объем стоящих перед исполнителями задач, прогресс их выполнения, общее и оставшееся время для их выполнения;
гибкая система настройки уведомлений – система может автоматически рассылать сообщения о тех или иных событиях на e-mail, в профиль исполнителя или в Telegram;
возможность подключить неограниченное количество исполнителей – в отличие от многих других таск-менеджеров, Intasker позволяет организовать совместную деятельность любого числа работников из любых точек мира;
удобство настройки языковой версии и часового пояса – каждый исполнитель вне зависимости от того, где он находится, может индивидуально задать региональные настройки;
полноценный промо-доступ ко всему функционалу сервиса на 1 месяц – чтобы оценить все возможности Intasker, каждый новый пользователь получает целый месяц бесплатного доступа ко всем предлагаемым в системе функциям. Это означает, что опробовать их можно в условиях своей реальной деятельности. Вы сможете создать сколько угодно заданий, подключить к работе неограниченное количество пользователей;
возможность работать в режиме онлайн с любого устройства – Intasker отличается хорошо проработанной синхронизацией мобильных и десктопных версий, что позволяет оперативно реагировать на все изменения в режиме реального времени.

В действительности достоинств использования этой системы существенно больше – каждый проект-менеджер найдет здесь для себя индивидуальные решения, которые будут полезны для конкретных задач. При этом стоимость доступа составляет всего 15 евро в месяц и не меняется от количества созданных заданий или подключенных пользователей.

Повышение производительности труда с таск-менеджером

При правильном использовании функционала таск-менеджера можно существенно повысить эффективность работы всей команды:

Сократите затраты времени на совещания – раздать задания теперь можно будет, не выходя из рабочего кабинета.
Не упустите ни одного задания – добавление в таск-менеджер новых этапов работы не приводит к затиранию старых, при этом вам не придется держать в голове весь их объем.
Грамотно распределяйте работу между исполнителями – вы сможете увидеть загруженность каждого работника и рационально расставить задачи между ними.
Контролируйте соблюдение дедлайнов – в окне таск-менеджера вы сможете получить сведения о времени, оставшемся на выполнение всех текущих задач и при необходимости добавить дополнительных исполнителей к тем из них, где заметно отставание от графика.
Ставьте задачи для себя – создавая задания для подчиненных, можно забыть про собственные обязанности. В таск-менеджере же можно зафиксировать весь объем собственной работы и так же назначить временные рамки и прочие индивидуальные критерии.
Тратьте меньше времени на проверку исполнения работы – исполнители будут сами фиксировать факт окончания работы, затраты времени на нее, при необходимости добавлять те или иные комментарии.

В итоге все это поможет существенно повысить производительность работы проектной команды при минимальных затратах. Ведь плата за использование таск-менеджера будет существенно ниже, чем даже минимальная ставка дополнительного работника. При этом на работу таких сервисов не влияет человеческий фактор – сервис не забудет ни об одной из поставленных задач, оперативно уведомит обо всех изменениях и в целом поможет тратить меньше времени и сил на контроль эффективности работы.