Диаграмма Ганта в Excel и Google таблицах

Диаграмма Ганта - это удобный в использовании и наглядный инструмент отображения текущих задач с их привязкой к реальному времени. Такой график позволяет не только увидеть количество имеющихся задач, но и их приоритетность, объемность, оставшееся на выполнение время. Многие проект-менеджеры говорят, что использование диаграмм Ганта – это их защита от пропуска дедлайнов. Это возможность всегда видеть, в какой последовательности решать задачи, и не забыть ни об одном деле. При этом для работы с этим удобным инструментом не всегда требуется специализированное ПО – диаграмма Ганта в Excel может быть столь же удобна, как и ее аналог, построенный в более специфичной среде. А о том, как создать диаграмму в Эксель, как с ней работать и кому она будет полезна, мы поговорим ниже.

Что такое диаграмма Ганта?

По своей сути это одна из разновидностей столбчатых диаграмм, в котором каждый отдельный столбец (строка) соответствует той или иной задаче. В зависимости от расположения и размеров он иллюстрирует время старта и завершения работ над соответствующим этапом. Размещать задания в диаграмме Ганта можно как в соответствии с последовательностью выполняемой работы, так и согласно их приоритетности. Следовательно, использовать ее можно как при традиционной линейной системе проекта, при котором важно соблюдать изначально установленную последовательность, так и при использовании гибких методологий, допускающих редактирование перечня задач и их приоритета.

Изначально диаграммы этого типа были разработаны Генри Гантом для управления деятельностью и задачами инженеров на английском судостроительном заводе. Он собрал в отдельные списки задания подчиненных, определил требуемые для них ресурсы и зависимость одной задачи от другой. Также был рассчитан период времени на выполнение каждого рода заданий, трудоемкость каждой отдельной задачи, а также ответственность того или иного сотрудника за их исполнение. Далее Гант перенес полученные результаты на график диаграммы получив модель, связав этапы работы с временем, – и получил таким образом модель, наглядно представлявшую структуру проекта, прогресс и объемность  каждой задачи в его структуре. Впоследствии диаграммы Ганта несколько изменялись и модифицировались, появлялись новые способы их построения, в том числе и посредством инструментария Excel, - однако основная сущность по-прежнему остается неизменной.

Кому будет полезна диаграмма Ганта?

Возможность создать такой график-планер деятельности в Excel будет удобным и эффективным рабочим инструментом для самых разных членов проектной команды:

• руководители – используя информацию графика, они смогут оценить общий прогресс работы, выявить «слабые» места, рационально распределить ресурсы и т.д.;
• менеджеры проектов – эти лица непосредственно управляют проектом, поэтому им важна возможность обеспечивать постоянный контроль над всем рабочим процессом, быть в курсе прогресса всех специалистов и всех задач, не допускать пропуска дедлайнов. И диаграмма Ганта, в том числе и построенная в Excel, поможет во всех этих задачах;
• исполнители – наглядное отображение приоритетного порядка выполнения заданий поможет не пропустить ни одной из них, соблюсти требуемую последовательность и тем самым обеспечить рациональность и эффективность всей работы;
• заказчики – построенная в Excel диаграмма Ганта позволит заказчику работ оценить продуктивность их выполнения, общие сроки и, следовательно, рентабельность вложений, ведь чем быстрее будет получен итоговый продукт, тем быстрее он начнет приносить прибыль.

Таким образом, диаграммы Ганта будут полезны практически каждому лицу, заинтересованному в реализации того или иного проекта. Это гибкий, наглядный и информативный инструмент, который будет удобен при выполнении всего объема работы, начиная от планирования деятельности и заканчивая ее контролем и анализом.

Как создать диаграмму Ганта в Excel?

Чтобы сделать нужную вам диаграмму средствами табличного редактора от Microsoft, нужно последовательно выполнить следующее:

1. Создать таблицу с перечнем задач.
   Перед тем, как построить диаграмму Ганта в Excel, нужно подготовить информационный массив для ее формирования. Все текущие задания здесь сортируются по времени старта – чем раньше начинается выполнение той или иной работы, тем выше располагается занимаемая ей строка. Также для каждого этапа нужно указать дату окончания и длительность в днях. Самое главное здесь – внести максимальное количество всех задач, потому как в дальнейшем сделать это может быть очень непросто – зачастую приходится менять весь формат графика.
2. Построение диаграммы.
   Для создания диаграммы Ганта в Excel следует последовательно выбрать следующие пункты меню: «Вставка» - «Гистограмма» - «Гистограмма с накоплением». После этого нужно привязать ее столбцы к введенным ранее данным. Для этого используется команда «Выбрать данные…» Вам необходимо указать правильные значения для ячеек «Имя ряда» и правильный диапазон для поля «Значения». Когда все данные указаны, нужно настроить отображение задач вместо дат их начала в левой части графика. Для этого кликаем по любой его строке, правой клавишей выбираем пункт «Выбрать данные…», находим блок «Подписи горизонтальной строки» - и кликаем по кнопке «Изменить». Сейчас мы можем задать требуемый диапазон ячеек, из которого график будет брать названия для задач, - их мы прописывали на первом этапе.
3. Форматирование диаграммы.
   Здесь нам нужно настроить отображение информации в графике. Прежде всего, задаем правильную последовательность задач – кликаем их список, правой клавишей вызываем меню «Формат оси» - и ставим галочку на пункте «Обратный порядок». Можно удалить описание для столбцов с датами старта и финиша и длительностью. Также для наглядности можно скрыть начало строк, иллюстрирующих задачи, - по умолчанию они идут от вертикальной оси независимо от даты старта. Сделать это можно, убрав заливку и линии границ. Также имеет смысл убрать лишние пробелы, удалить пустоту, оставшуюся в начале диаграммы.

Как создать диаграмму Ганта в Google.Таблицах

Для совместной работы более удобной альтернативой Екселю будут Гугл.Таблицы. Здесь также можно, потратив некоторое время, сделать диаграмму Ганта. Особенность работы в этом сервисе заключается в том, что с помощью стандартных инструментов построения диаграмм эту задачу не решить – здесь приходится использовать функции условного форматирования:

• Создайте лист с полным перечнем задач и датами их начала и завершения: столбец с заданиями, столбцы с датами начала и завершения, а также полный перечень дат проекта в верхней строке – по 1 дате на 1 ячейку.
• Выделите пространство в свободной части листа (в нашем примере мы выделили ячейку E2, щелкните правой клавишей и выберите пункт меню «Условное форматирование».
• Перейдите в окно «Ваша формула» и задайте в нем формулу «=И(E$1<=$C2;E$1>=$B2)». Е1 означает первую ячейку с датами всего проекта, С2 обозначает ячейку с временем завершения задачи №1, а В2 – это время начала задачи №1. Обратите внимание, формула в данном виде будет верна в том случае, если первая задача прописана в ячейке А2, дата ее старта – в В2, дата окончания – в С2, а перечень дат проекта начинается с ячейки Е1.
• После того, как формула будет применена, будет автоматически сгенерирована диаграмма Ганта. Преимущество Гугл.Таблиц перед Excel не только в том, что с ними можно работать коллективно через интернет, но и в более простом изменении. Однако при вводе новых данных и редактировании текущих периодически может возникать необходимость изменения диапазона условного форматирования.

Как видно, создать диаграммы Ганта в Excel и Google вполне возможно, однако для этого потребуется иметь под рукой либо справочную информацию, либо шаблон, который все равно придется впоследствии настраивать и редактировать. Такую работу вряд ли можно назвать простой. Поэтому гораздо более удобным и эффективным способом внедрить эти практичные диаграммы в свою деятельность будет использование системы управления проектами Intasker. Здесь это можно сделать буквально за несколько секунд.

Как создать в Intasker?

Здесь не придется дополнительно создавать информационный массив с перечнем задач – они создаются в ходе ежедневной работы с системой. Поэтому достаточно просто кликнуть по соответствующей кнопке – и сервис автоматически выстроит соответствующий график.

При этом сохраняется удобство редактирования исходной информации – вы сможете изменить сроки и приоритетность задач, добавить новые этапы, удалить те или иные задания без какого-либо вреда для внешнего вида диаграммы. Если в Excel любое изменение может обернуться глобальным нарушением логики отображения графика, то в Intasker вы защищены от такого итога.

Создать бесплатную компанию

Кроме того, с формируемыми здесь графиками удобно работать дистанционно, они могут использоваться в совместной деятельности. При изменении статуса и сроков задач, добавлении к ним комментариев и т.д. все ответственные лица получают уведомления на почту и в Телеграм.

Как видно, работать с диаграммами Ганта в специализированной системе управления проектами существенно легче и удобнее, чем в универсальных табличных редакторах Excel и Google.Таблицы. Кроме того, в Intasker вы одновременно можете использовать и широчайший арсенал других инструментов.