Тайм менеджмент - основные правила управления временем

Основным ресурсом для любого вида работы, в особенности для проектной деятельности, является время. Главная его специфика – невозобновляемость: вы можете получить дополнительное финансирование, требуемые материалы, работников и т.д. Но вернуть потраченное впустую время невозможно, наверстать его, не потеряв в качестве итогового продукта не получится. Научиться бережно и рационально обходиться с имеющимися запасами можно с помощью тайм-менеджмента. Это не научная дисциплина, не профессиональное умение – это искусство управления временем, практический навык, который после освоения сопровождает человека во всех сферах жизни. И самое важное то, что каждый может научиться рационально распоряжаться своим временем - и мы поможем вам разобраться, как это сделать и как начать применять столь полезное умение в повседневной жизни и профессиональной сфере!

Что такое Time-менеджмент?

Термин «Time менеджмент» можно дословно перевести с английского именно как «управление временем». Разумеется, здесь не имеются ввиду никакие сверхъестественные способности, под управлением здесь понимается умение наиболее эффективно распоряжаться имеющимися у вас запасами времени, грамотно вести их учет и планирование. С научной точки зрения управление временем определенный подход к организации собственного времени и повышение эффективности его использования.

Смотрите подробнее - система учета рабочего времени.

Попробуем разобраться в тайм-менеджменте, простыми словами. Это, прежде всего, возможность работать меньше, успевая при этом больше. То есть это навык решать все необходимые вопросы и выполнять требуемые задачи в минимальный временной промежуток. Для этого необходимо научиться так распределять имеющиеся временные рамки, чтобы успевать в срок выполнять все первостепенные дела и не отвлекаться на незначительные или посторонние аспекты.

При этом от вас не потребуется жить в режиме постоянного дедлайна и разрываться на работе между различными ее этапами. Другими словами, тайм-менеджмент позволяет делать больше не за счет повышения интенсивности вашей деятельности, а за счет оптимизации затрат времени на каждый вид деятельности, исключения его нецелевого использования. Ведь, если отследить характер своей активности за день, можно увидеть, что в совокупности достаточно долго человек занимается абсолютно неполезной деятельностью. И это не касается отдыха, приемов пищи и прочих необходимых дел. Более того, грамотно распоряжаясь своим временем, вы получаете больше жизненного пространства и возможностей заниматься любимыми делами.

История становления тайм-менеджмента

Задумываться о необходимости нормировать распорядок дня и организовывать свою активность люди стали еще на заре новой эры. Первые труды, посвященные вопросам разделения времени на хорошее, плохое и потраченное бесполезно, написал еще античный философ Сенека. Он же говорил о том, что каждый использованный период времени необходимо оценивать с позиции его заполненности. Эти идеи древнеримского ученого впоследствии стали фундаментом учения о личной эффективности.

Большой вклад в развитие науки тайм-менеджмента внес итальянский ученый Альберти. Он впервые сказал о взаимосвязи эффективного пользования временем и личной успешности. Также именно Альберти сформулировал 2 правила, которые можно отнести к принципам тайм-менеджмента:

• Составляйте план дел на день.
• Располагайте дела и задачи в порядке уменьшения их значимости.

Использование же этих советов на практике началось только с 80-х годов 20-го века. И умение управлять временем быстро было оценено по достоинству специалистами всех уровней: руководителями, менеджерами, специалистами различного профиля. Также этот навык необходим предпринимателям, авторам и исполнителям проектов. Кроме того, он будет полезен практически каждому занятому человеку в любой сфере жизни.

Основные правила управления временем

Если вы задаетесь вопросом, с чего начать освоение тайм-менеджмента, то наш ответ вас, вероятно удивит. Прежде всего, нужно разобраться, а нужно ли вам уметь управлять временными ресурсами. Дело в том, что для человека, у которого мало задач и занятий, это знание и умение будет бесполезным.

Если же вы действительно испытываете дефицит времени и регулярно что-то не успеваете, то вам необходимо освоить следующие принципы:

1. Планируйте деятельность на тот или иной период времени. Это поможет не пропустить ни одной задачи, а также распределить их по значимости. Кроме того разделяйте все дела на гибкие и жесткие. Первый тип не имеет строгой привязки к времени, однако у нее есть срок исполнения и определенная важность. Например, составить отчет до вторника – гибкая задача. Примеры жестких задач, привязанных к определенным датам и времени, - совещание, деловая встреча, форум и т.д.
2. Составляйте список дел в письменном виде. Написанный от руки или на компьютере порядок действий будет гораздо эффективнее и нагляднее того, который вы формируете в своей голове.
3. Разделяйте большие задачи на более мелкие. Это поможет более точно распределить имеющееся у вас время.
4. Используйте электронные системы управления – сервис Intasker поможет не только не забыть ни одну задачу, но контролировать прогресс ее выполнения, получать напоминания, привлекать к работе дополнительных исполнителей.
5. Учитывайте возможный форс-мажор. Имейте тот или иной резерв времени, чтобы преодолевать последствия таких обстоятельств.
6. Формулируйте четкие цели и задачи, через достижение которых будет выражаться требуемый вам результат. Целеполагание – это одно из основных условий эффективного планирования времени. Цели должны быть как общими, так и локальными.
7. Отслеживайте соблюдение установленного плана действий и временных рамок. Для этого может использоваться диаграмма Ганта. В системе Intasker вы можете строить наглядную диаграмму, отображающую объем и иерархию задач, а также оставшееся для их выполнения время, буквально в 1 клик. Все необходимые данные система возьмет из составленного ранее перечня заданий.
8. Распределяйте имеющиеся дела по значимости и сложности. В первую очередь должны выполняться наиболее тяжелые и важные задания. Это не только повысит продуктивность работы, но и снизит уровень стресса – вам не придется постоянно думать о трудном деле, отложенном напоследок.
9. Выявляйте и устраняйте «пожиратели времени». Это бесполезные с точки зрения конечной цели дела, на которые тратится много времени. К основным пожирателям относятся соцсети, электронная почта, телевизор, смартфон с множеством приложений, перекуры, слишком частые перерывы на чай и т.д. Разговоры с коллегами, знакомыми тоже можно назвать пожирателями времени.
10. Планируйте отдых. Это не только поможет более четко распределить имеющиеся запасы времени, но и защитит от переутомления.

Это основные правила тайм-менеджмента. Однако ими он не ограничивается. Вы можете выработать собственные принципы в соответствии с особенностью деятельности.

Преимущества применения тайм менеджмента

Еще раз конкретизируем, для чего нужно управлять временем. Внедрение в свою деятельность его правил и принципов обеспечивает следующие преимущества:

• возможность достигать большего количества целей и задач;
• повышение успешности деятельности;
• достижение запланированных задач в более короткие сроки;
• сохранение времени на хобби, занятия спортом, общение с близкими людьми; избавление от ощущения постоянного переутомления, стрессов, усталости;
• возможность точно спланировать время на тот или иной период;
• получение контроля над собственной жизнью.

Таким образом, освоение этого искусства поможет достичь как большей эффективности в профессиональной сфере, так и большего объема свободного времени.